انوائس کی تفصیلات اور فریقین کا اندراج
ایک درست اور پیشہ ورانہ انوائس تیار کرنے کے لیے بنیادی معلومات کا درست اندراج ضروری ہے۔ "انوائس جنریٹر" کے انوائس ورک اسپیس ویو میں صارف کو دو اہم فریقین کی تفصیلات درج کرنی ہوتی ہیں:
- منجانب: اس فیلڈ میں ارسال کنندہ کے کاروبار کا نام، پتہ اور رابطے کی تفصیلات درج کی جاتی ہیں۔ اگر یہ فیلڈ خالی چھوڑ دی جائے تو پیش نظارہ میں "آپ کے کاروبار کی تفصیلات" ظاہر ہوتا ہے۔
- بل بنام: اس فیلڈ میں گاہک کا نام اور بلنگ کی تفصیلات درج کی جاتی ہیں۔ فیلڈ خالی ہونے کی صورت میں پیش نظارہ میں "آپ کے کلائنٹ کی تفصیلات" کا لیبل نظر آتا ہے۔
فریقین کی تفصیلات کے ساتھ ساتھ، دستاویز کی شناخت کے لیے "انوائس نمبر" اور "جاری کرنے کی تاریخ" کا اندراج لازمی ہے۔ صارف اختیاری طور پر ادائیگی کی آخری تاریخ بھی درج کر سکتا ہے۔ یہ تمام معلومات "فریقین" اور "انوائس کی تفصیلات" کے سیکشنز کے تحت ترتیب دی جاتی ہیں تاکہ ایک واضح اور منظم ڈھانچہ تیار ہو سکے۔
آئٹمز کی تفصیلات اور ان پٹ کے قوانین
اس ٹول میں صارف زیادہ سے زیادہ 20 لائنوں تک کے آئٹمز شامل کر سکتا ہے۔ ہر آئٹم کے لیے درج ذیل معلومات فراہم کرنا لازمی ہے:
- تفصیل: فراہم کردہ سروس یا پروڈکٹ کا نام۔
- مقدار: یہ مقدار 0 سے زیادہ ہونی چاہیے اور اس میں 6 سے زیادہ اعشاریہ مقامات نہیں ہونے چاہئیں۔
- فی اکائی قیمت: یہ ایک درست اور غیر منفی قیمت ہونی چاہیے، جس میں اعشاریہ مقامات کی تعداد منتخب کردہ کرنسی کے تعاون کردہ حد سے زیادہ نہ ہو۔
اگر ان پٹ کے ان قوانین کی خلاف ورزی کی جائے تو سسٹم مخصوص خرابیوں کے پیغامات دکھاتا ہے۔ مثال کے طور پر، اگر مقدار کا اندراج درست نہ ہو تو "مقدار 0 سے زیادہ ہونی چاہیے اور اس میں 6 سے زیادہ اعشاریہ مقامات نہیں ہونے چاہئیں" کا پیغام ظاہر ہوتا ہے۔ اسی طرح، اگر قیمت منفی ہو تو "درست اور غیر منفی فی اکائی قیمت درج کریں۔" کی وارننگ ملتی ہے۔
لائیو حساب کتاب اور کرنسی کے اصول
ٹول کے اندر ریاضیاتی حساب کتاب مکمل طور پر خودکار اور لائیو ہوتا ہے۔ ہر لائن کی کل رقم کا حساب درج ذیل فارمولے کے تحت لگایا جاتا ہے:
لائن کی رقم = مقدار × فی اکائی قیمت
یہ رقم منتخب کردہ کرنسی کے اعشاریہ مقامات کے مطابق راؤنڈ کی جاتی ہے۔
"ذیلی کل" تمام فعال لائنوں کے مجموعے سے حاصل ہوتا ہے۔ اس کے بعد، صارف کے منتخب کردہ ٹیکس لیبل (جیسے VAT، GST، سیلز ٹیکس، یا عام ٹیکس) اور ٹیکس کی شرح (0% سے 100% تک) کی بنیاد پر ٹیکس کا حساب لگایا جاتا ہے:
ٹیکس کی رقم = ذیلی کل × ( ٹیکس کی شرح / 100 )
آخری مرحلے میں، "کل واجب الادا" رقم کا تعین ذیلی کل اور راؤنڈ شدہ ٹیکس کی رقم کو جمع کر کے کیا جاتا ہے:
کل واجب الادا = ذیلی کل + ٹیکس کی رقم
یہ بات ذہن نشین رہے کہ کرنسی تبدیل کرنے سے صرف مسودے پر لیبل اور فارمیٹ تبدیل ہوتا ہے؛ یہ کوئی کرنسی کنورژن یا شرح تبادلہ کا حساب نہیں لگاتا۔
ڈیٹا کی رازداری اور براؤزر پروسیسنگ
اس ٹول کی سب سے اہم خصوصیت یہ ہے کہ یہ مکمل طور پر صارف کے براؤزر کے اندر کام کرتا ہے۔ آپ کی انوائس کی تفصیلات اسی براؤزر ٹیب میں رہتی ہیں اور کبھی بھی BroBroGo پر اپ لوڈ نہیں کی جاتیں۔
چونکہ کوئی بھی ڈیٹا بیرونی سرورز پر منتقل نہیں ہوتا، اس لیے صارفین کا ڈیٹا ان کے اپنے کنٹرول میں رہتا ہے۔ ڈیٹا کی پروسیسنگ مقامی طور پر براؤزر کے اندر ہی انجام پاتی ہے۔
پرنٹنگ اور پی ڈی ایف (PDF) بنانے کا طریقہ کار
جب انوائس کے تمام لازمی فیلڈز مکمل ہو جاتے ہیں، تو اسٹیٹس بار پر "مسودہ پرنٹ کے لیے تیار ہے۔" کا پیغام ظاہر ہوتا ہے۔ صارف "ترمیم کریں" ٹیب سے "پیش نظارہ" ٹیب میں جا کر فائنل ڈرافٹ دیکھ سکتا ہے۔
دستاویز کو محفوظ کرنے کے لیے کسی بیرونی سافٹ ویئر یا پلگ ان کی ضرورت نہیں ہوتی۔ صارف "پرنٹ کریں / PDF محفوظ کریں" کے بٹن پر کلک کر کے براؤزر کے اپنے پرنٹ سسٹم کو فعال کر سکتا ہے۔ وہاں سے "Save as PDF" کا انتخاب کر کے ایک صاف ستھرا، پرنٹ کے لیے تیار پی ڈی ایف مسودہ مقامی کمپیوٹر یا موبائل پر محفوظ کیا جا سکتا ہے۔
اکثر پوچھے گئے سوالات (FAQ)
کیا یہ تعمیل شدہ ٹیکس انوائس ہے یا فائلنگ کے لیے تیار ہے؟
خودکار طور پر نہیں۔ یہ ایک پرنٹ کے قابل مسودہ ہے اور یہ ٹیکس کی شرح کا انتخاب نہیں کرتا، دائرہ اختیار کا تعین نہیں کرتا، رجسٹریشن نمبروں کی تصدیق نہیں کرتا یا مقامی انوائس کے قوانین کو چیک نہیں کرتا۔ اسے جاری کرنے یا فائل کرنے سے پہلے ہر مطلوبہ فیلڈ، شرح اور ریکارڈ رکھنے کے قانون کی تصدیق کریں۔
لائن کے کل اور ٹیکس کا حساب کیسے لگایا جاتا ہے؟
ہر لائن کا حساب مقدار کو فی اکائی قیمت سے ضرب دے کر اور منتخب کردہ کرنسی کے اعشاریہ مقامات کے مطابق راؤنڈ کر کے کیا جاتا ہے۔ ذیلی کل ان دکھائی گئی لائنوں کا مجموعہ ہوتا ہے؛ ٹیکس ذیلی کل کو آپ کی درج کردہ شرح سے ضرب دے کر حاصل ہوتا ہے، اور کل واجب الادا رقم ذیلی کل اور ٹیکس کا مجموعہ ہوتی ہے۔
کیا کرنسی تبدیل کرنے سے میری قیمتیں تبدیل ہو جاتی ہیں؟
جی نہیں۔ کرنسی کا انتخاب صرف مسودے پر لیبل لگاتا ہے اور اسے فارمیٹ کرتا ہے؛ یہ کبھی بھی شرح تبادلہ تلاش نہیں کرتا اور نہ ہی آپ کی درج کردہ رقوم کو تبدیل کرتا ہے۔ جب آپ کو حقیقی تبادلے کی ضرورت ہو تو کرنسی تبدیل کرنے سے پہلے قیمتوں کو الگ سے تبدیل کریں۔
اگر انوائس میں کوئی فیلڈ خالی رہ جائے تو کیا ہوگا؟
اگر لازمی فیلڈز جیسے فریقین کی تفصیلات یا آئٹمز خالی ہوں تو سسٹم خرابی کے پیغامات دکھائے گا، جیسے "ارسال کنندہ اور کلائنٹ دونوں درج کریں۔" یا "تفصیل، مقدار اور فی اکائی قیمت کے ساتھ کم از کم ایک آئٹم شامل کریں۔"۔ جب تک یہ معلومات مکمل نہیں ہوں گی، مسودہ تیار نہیں ہوگا۔