Sąskaitos-faktūros struktūra ir esminiai laukai
Kuriant profesionalią sąskaitą-faktūrą, tikslus duomenų suvedimas yra pagrindinis žingsnis, užtikrinantis sklandų atsiskaitymą tarp šalių. Nemokamas sąskaitų kūrėjas leidžia struktūrizuotai užpildyti visus svarbiausius rekvizitus vienoje vietoje. Darbo srityje, kurios viršuje pateikiamas „Sąskaitos-faktūros darbo srities rodinys“, naudotojas įveda šią informaciją:
- Siuntėjas: jūsų įmonės pavadinimas, adresas ir kontaktiniai duomenys. Jei šis laukas paliekamas tuščias, peržiūroje bus rodomas užrašas „Jūsų įmonės informacija“.
- Gavėjas: jūsų kliento pavadinimas ir atsiskaitymo informacija. Jei neužpildyta, peržiūros skiltyje matysite užrašą „Jūsų kliento informacija“.
- Sąskaitos-faktūros numeris: unikalus identifikatorius, skirtas apskaitai sekti.
- Išrašymo data: diena, kurią dokumentas yra sugeneruojamas.
- Apmokėjimo terminas: neprivalomas laukas, nurodantis galutinę atsiskaitymo datą.
- Prekės: iki 20 eilučių apimantis prekių ar paslaugų sąrašas. Kiekvienai prekei būtina nurodyti aprašymą, kiekį (didesnį už 0, naudojant ne daugiau kaip 6 skaitmenis po kablelio) ir galiojančią, neneigiamą vieneto kainą.
- Valiuta: pasirenkamas piniginis vienetas, kuris bus naudojamas sumų formatavimui.
- Mokesčio pavadinimas: pasirenkamas mokesčio tipas, pavyzdžiui, PVM, GST, Pardavimo mokestis arba bendrasis Mokestis.
- Mokesčio tarifas: procentinė reikšmė nuo 0% iki 100%.
- Apmokėjimo sąlygos: papildomos instrukcijos, pavyzdžiui, banko sąskaitos rekvizitai ar kiti nurodymai. Jei šis laukas tuščias, rodomas užrašas „Apmokėjimo sąlygos neįvestos“.
Duomenų apdorojimas ir privatumo užtikrinimas
Naudojantis internetiniais įrankiais, duomenų saugumas yra itin svarbus aspektas. Šis įrankis veikia visiškai jūsų naršyklėje. Jūsų sąskaitos-faktūros duomenys lieka šioje naršyklės kortelėje ir niekada neįkeliami į BroBroGo.
Kadangi joks informacijos siuntimas į išorinius serverius nevyksta, jūsų įmonės finansiniai rodikliai, klientų kontaktai ir paslaugų įkainiai lieka prieinami tik jums. Tai leidžia saugiai vesti duomenis tiesiogiai savo įrenginyje, tačiau svarbu atsiminti, kad uždarius naršyklės kortelę ar atnaujinus puslapį, neįrašyti duomenys bus prarasti. Norėdami pradėti iš naujo, galite pasinaudoti funkcija „Išvalyti“, kurią aktyvavus ekrane pasirodo pranešimas „Sąskaita-faktūra išvalyta.“.
Skaičiavimo taisyklės ir valiutų apribojimai
Sąskaitų faktūrų generatorius automatiškai atlieka matematinius skaičiavimus pagal įvestus skaičius. Kiekviena eilutė apskaičiuojama padauginus kiekį iš vieneto kainos ir suapvalinus iki pasirinktos valiutos skaitmenų po kablelio skaičiaus.
Tarpinė suma yra šių rodomų eilučių suma. Mokestis yra tarpinė suma, padauginta iš jūsų įvesto tarifo, o bendra suma yra tarpinė suma plius mokestis. Visi šie skaičiavimai yra suapvalinami pagal pasirinktos valiutos taisykles.
Svarbu suprasti, kad valiutos keitimas įrankyje atlieka tik vizualinį formatavimą. Valiutos pasirinkimas tik nurodo žymą ir suformatuoja juodraštį; jis niekada neieško valiutos kurso ir nekeičia jūsų įvestų skaičių. Jei sąskaitoje norite pateikti sumas kita valiuta, konvertavimo veiksmus turite atlikti patys prieš įvesdami vieneto kainą.
Juodraščio kūrimas ir dokumento spausdinimas
Darbo srityje galite lengvai perjungti du režimus: „Redaguoti“ ir „Peržiūra“. Redagavimo skiltyje, kurios antraštė yra „Sąskaitos-faktūros informacija“, pildomi visi laukai. Peržiūros skiltyje, pavadintoje „Spaudinio peržiūra“, matysite galutinį dokumento vaizdą su antrašte „SĄSKAITA FAKTŪRA“ ir žyma „Juodraštis“.
Jei trūksta būtinų duomenų, įrankis pateiks būsenos pranešimą „Norėdami paruošti juodraštį, pridėkite abi šalis ir bent vieną prekę.“. Kai visi reikalavimai įvykdyti, sistema praneša: „Juodraštis paruoštas spausdinimui.“.
Norėdami išsaugoti dokumentą, naudokite funkciją „Spausdinti / išsaugoti PDF“. Šis veiksmas iškviečia jūsų naršyklės integruotą spausdinimo langą, kuriame galite pasirinkti fizinį spausdintuvą arba išsaugoti failą PDF formatu tiesiai į savo įrenginį. Tai leidžia gauti tvarkingą, spaudai paruoštą dokumentą nenaudojant jokių išorinių programų ar trečiųjų šalių paslaugų.
Validavimo taisyklės ir galimos klaidos
Siekdamas užtikrinti, kad dokumentas būtų užpildytas korektiškai, įrankis tikrina įvestus duomenis ir, esant netikslumams, pateikia konkrečius įspėjimus:
| Tikrinama sritis | Klaidos pranešimas |
|---|---|
| Šalių informacija | „Įveskite ir siuntėją, ir gavėją.“ |
| Datos ir numeriai | „Įveskite sąskaitos-faktūros numerį ir išrašymo datą.“ |
| Prekių sąrašas | „Pridėkite bent vieną prekę su aprašymu, kiekiu ir vieneto kaina.“ |
| Nepilnai užpildyta prekė | „Užpildykite šios prekės aprašymą, kiekį ir vieneto kainą.“ |
| Prekės kiekis | „Kiekis turi būti didesnis už 0 ir turėti ne daugiau kaip 6 skaitmenis po kablelio.“ |
| Vieneto kaina | „Įveskite galiojančią, neneigiamą vieneto kainą.“ |
| Valiutos tikslumas | „Vieneto kaina turi daugiau skaitmenų po kablelio, nei palaiko ši valiuta.“ |
| Mokesčio tarifas | „Įveskite mokesčio tarifą nuo 0% iki 100%.“ |
| Prekių skaičiaus limitas | „Šiame juodraštyje jau yra maksimalus 20 prekių skaičius.“ |
| Per didelė suma | „Šios prekės suma yra per didelė šiam juodraščiui.“ |
Taip pat svarbu atkreipti dėmesį į įrankio teisinį statusą. Puslapyje pateikiamas įspėjimas: „Tik juodraštis — mokestis skaičiuojamas pagal jūsų pasirinktą pavadinimą ir tarifą. Prieš išrašydami ar pateikdami sąskaitą, patikrinkite vietinius sąskaitų-faktūrų, mokesčių ir apskaitos reikalavimus.“. Įrankis automatiškai neužtikrina mokesčių atitikties ir netikrina vietinių taisyklių.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Kaip skaičiuojama eilučių suma ir mokestis?
Kiekviena eilutė apskaičiuojama padauginus kiekį iš vieneto kainos ir suapvalinus iki pasirinktos valiutos skaitmenų po kablelio skaičiaus. Tarpinė suma yra šių rodomų eilučių suma; mokestis yra tarpinė suma, padauginta iš jūsų įvesto tarifo, o bendra suma yra tarpinė suma plius mokestis.
Ar tai yra reikalavimus atitinkanti mokesčių sąskaita-faktūra, ar ji paruošta teikimui?
Ne automatiškai. Tai yra spausdinimui skirtas juodraštis, kuris nepasirenka mokesčio tarifo, nenustato jurisdikcijos, netikrina registracijos numerių ir vietinių sąskaitų-faktūrų išrašymo taisyklių. Prieš išrašydami ar pateikdami sąskaitą, patikrinkite kiekvieną privalomą lauką, tarifą ir apskaitos taisyklę.
Ar pakeitus valiutą konvertuojamos mano kainos?
Ne. Valiutos pasirinkimas tik nurodo žymą ir suformatuoja juodraštį; jis niekada neieško valiutos kurso ir nekeičia jūsų įvestų skaičių. Jei jums reikia tikro valiutos keitimo, prieš keisdami valiutą konvertuokite kainas atskirai.