Tietosuojaselosteen tarkistuslistan luonnostelija

Kartoita sivustosi keräämät, käyttämät ja jakamat tiedot ja muuta puutteet tietosuojan tarkistuslistaksi.

Sivuston tietojenkäytäntöjä koskeva kysely

Sivusto ja yleisö

Valinnainen. Käytä lyhyttä projektinimeä, älä henkilötietoja, tilitietoja tai tunnuksia.
Mikä on nykyisen tietosuojaselosteen tila?

Valitse tila, jonka pystyt varmentamaan tänään.

Keikä voivat käyttää sivustoa tai kehen se voi vaikuttaa?

Valitse jokainen ryhmä, jonka tiedät. Jätä ryhmä vastaamatta, jos sijainteja tai iköjä ei ole kartoitettu.

Tietokartta

Mitkä luokat voivat päästä sivustolle tai sen palveluntarjoajille?

Sisällytä ihmisten lähettämät tiedot ja automaattisesti luodut tiedot. Älä liitä todellisia tietueita.

Miten sivusto hankkii tietoja?

Sisällytä jokainen reitti, joka tällä hetkellä toimittaa tietoluokan.

Miksi tietoja käytetään?

Valitse varsinaiset tarkoitukset. Laajat nimikkeet vaativat silti tarkat tiedot lopullisessa ilmoituksessa.

Jakaminen ja elinkaari

Saavatko palveluntarjoajat, kumppanit, tytäryhtiöt tai muut organisaatiot henkilötietoja?

Hosting, maksut, analytiikka ja tuki voivat laskea mukaan, vaikka myyjä käsittelisi tietoja vain puolestasi.

Voiko mainontaan, mittaukseen tai muihin järjestelyihin liittyä henkilötietojen myyntiä tai jakamista?

Ota huomioon raha, muu arvo, sivustojen välinen mainonta ja palveluntarjoajan oma käyttö. Valitse En varma, jos sopimuksia tai tunnisteiden toimintaa ei ole tarkistettu.

Voiko tietoja käsitellä tai käyttää sen maan ulkopuolella, jossa henkilö sijaitsee?

Ota huomioon palveluntarjoajan tuki, varmuuskopiot, etäkäyttö ja alihankkijat, älä vain pääpalvelinta.

Oletko määrittänyt säilytysajan tai toimivan poistosäännön kullekin tietoryhmälle?

"Niin kauan kuin tarvitaan" ei ole toimiva sääntö, ellei ratkaisuperusteita ole kirjattu muistiin.

Pisteyttääkö, luokitteleeko tai profiloiko sivusto ihmisiä taikka tekeekö se heitä koskevia päätöksiä automaattisesti?

Ota huomioon mainontaprofiilit, kelpoisuus, hinnoittelu ja petosasiat; valitse En varma, jos palveluntarjoaja tekee päätökset.

Selosteen valmius

Ovatko organisaation tunnistetiedot ja tietosuojayhteystiedot valmiita julkaistaviksi?

Vahvista virallinen nimi tai toiminimi, yhteydenottotapa sekä mahdollinen tunnistamasi tietosuojavastaava tai edustaja.

Voidaanko kukin tietoryhmä yhdistää sen lähteeseen, tarkoitukseen, vastaanottajiin ja säilytyssääntöön?

Yksi laaja kuvaus voi peittää alleen erilaisia käyttötarkoituksia, palveluntarjoajia ja poistoaikatauluja.

Onko käytössä dokumentoitu pyyntöpolku, henkilöllisyyden tarkistus ja vastausprosessi?

Kirjaa muistiin, miten ihmiset esittävät kysymyksiä tai tekevät pyyntöjä ja kuka käsittelee kunkin vaiheen.

Näytetäänkö tietosuojatiedot jokaisessa keräyspisteessä tai ennen sitä?

Tarkista rekisteröityminen, kassatapahtumat, yhteydenotot, uutiskirjeet, luvat ja mahdollinen keräys verkkojen ulkopuolella – ei vain alatunnistetta.

Onko käytössä vastuuhenkilö, viimeisin tarkistuspäivä ja menetelmä olennaisista muutoksista ilmoittamiseen?

Tietosuojailmoitus tulisi tarkistaa aina, kun tiedot, palveluntarjoajat, tarkoitukset tai käyttäjän valinnat muuttuvat.

Vastaamattomat ja epävarmat valinnat pysyvät näkyvissä puutteina.
Valmis. Vastaa siihen mihin pystyt; tyhjiksi jäävistä vastauksista tulee puuttuvia kohtia.

Sivustosi nimi ja kyselyn vastaukset pysyvät selaimessasi. BroBroGo ei lataa tai tallenna niitä.

UKK

Mitä tämä työkalu luo?

Se luo valmisteluraportin, joka sisältää puuttuvat vastaukset, ristiriitaiset vastaukset, varmistettavat tosiasiat sekä dokumentoiduksi merkityt kohdat. Se ei kirjoita julkaisuvalmista tietosuojaselostetta.

Tarkoittaako täydellinen tarkistuslista, että sivustoni noudattaa tietosuojalakeja?

Ei. Sovellettavat säännöt riippuvat sijainnistasi, yleisöstäsi, toimialastasi, laajuudestasi ja varsinaisesta tietojenkäsittelystä. Pätevän asiantuntijan tulisi vahvistaa tilanteeseesi sopiva laki, sanamuoto ja käytännöt.

Mitä tietoja minun tulisi kerätä ennen vastaamista?

Käytä ajantasaisia tietoja lomakkeista, tileistä, palvelinlokeista, analytiikka- ja mainontatunnisteista, maksu- ja tukipalveluntarjoajilta, toimittajasopimuksista, säilytysaikoja koskevista aikatauluista sekä tietopyyntömenettelyistä.

Mikä työ ei kuulu tietosuojaselosteen piiriin?

Ilmoitus ei korvaa tietojenkeruuhetken viestejä, eväste- tai seurantavalintoja, lasten ilmoituksia ja suostumuksia, pyyntöjen käsittelyä, toimittajasopimuksia, riskiarviointeja tai tietoturvakäytäntöjä.

Kirjoittanut ja tarkistanut BroBroGo-toimitustiimi.Päivitetty viimeksi:

Tietosuojaselosteen tietosisällön kartoitus ja tarkistuslistan muodostaminen

Tietosuojaselosteen laatiminen edellyttää tarkkaa kuvaa siitä, mitä tietoja verkkosivusto tai tuote kerää, miten niitä käsitellään ja minne niitä luovutetaan. Tietosuojaselosteen tarkistuslistan luonnostelija on maksuton verkkotyökalu, joka auttaa kartoittamaan nämä tietovirrat ohjatun kyselyn avulla. Työkalu ei kirjoita julkaisuvalmista tietosuojaselostetta eikä tee oikeudellisia johtopäätöksiä. Sen sijaan se muuntaa havaitut tietopuutteet ja loogiset ristiriidat jäsennellyksi valmisteluraportiksi, joka helpottaa asiantuntijan tekemää lopullista arviointia.

Kyselyssä kerättävät tiedot ja niiden pohjalta muodostettavat tarkistuskohteet perustuvat keskeisiin tietosuojan osa-alueisiin, kuten tietoryhmien luokitteluun, maantieteellisiin vaatimuksiin ja elinkaaren hallintaan.

Kyselyn syötteet ja tekniset rajoitukset

Käyttäjä syöttää tiedot vuorovaikutuksessa "Kysely"-osion kanssa. Työkalu ottaa vastaan seuraavat valinnat ja tiedot:

Syötekenttä Sallitut muodot ja vaihtoehdot Rajoitukset ja huomautukset
Sivuston tai tuotteen nimi (siteLabel) Vapaa teksti. Enintään 120 merkkiä. Liian pitkä syöte laukaisee virheilmoituksen: "Käytä enintään 120 merkin pituista sivuston tunninetta.". Ohjeistus varoittaa käyttämästä henkilötietoja, tilitietoja tai tunnuksia.
Mikä on nykyisen tietosuojaselosteen tila? Yksivalintainen valikko: "Ei vielä mitään", "Luonnos tekeillä" tai "Julkaistu ilmoitus". Auttaa määrittämään nykytilan ja vertailutarpeen.
Keikä voivat käyttää sivustoa tai kehen se voi vaikuttaa? Monivalintaruudut: "Ihmiset EU:ssa tai Isossa-Britanniassa", "Ihmiset Kaliforniassa", "Lapset tai nuoret saattavat käyttää sitä" ja "Ihmiset muissa sijainneissa". Määrittää maantieteelliset ja ikäryhmäkohtaiset tarkistustarpeet.
Mitkä luokat voivat päästä sivustolle tai sen palveluntarjoajille? Monivalintaruudut: "Yhteys-, tunnistus- tai tilitiedot", "Tilaukset, maksut tai tapahtumatietueet", "Laite-, verkko-, loki- tai käyttötiedot", "Sijaintitiedot", "Viestit, lataukset tai muu käyttäjisisältö" sekä "Arat, terveys-, biometriset tai lasten tiedot". Kartoittaa käsiteltävät tietoryhmät.
Miten sivusto hankkii tietoja? Monivalintaruudut: "Ihmiset antavat ne suoraan", "Laitteet, verkot tai palvelinlokit", "Evästeet, pikselit, ohjelmistokehityspaketit tai vastaavat tekniikat" ja "Myyjät, kumppanit, julkiset tai offline-lähteet". Tunnistaa tietojen alkuperäiset lähteet.
Miksi tietoja käytetään? Monivalintaruudut: "Tarjota tilejä, tilauksia, tukea tai ominaisuuksia", "Turvallisuus, petosten ehkäisy tai väärinkäytösten valvonta", "Analytiikka, testaus tai parantaminen", "Markkinointi, personointi tai mainonta" sekä "Tietueet, riidat tai lakisääteiset velvoitteet". Määrittää käsittelyn käyttötarkoitukset.

Näiden lisäksi kyselyssä tiedustellaan seuraavia käytäntöjä kolmivaiheisilla valinnoilla "Kyllä", "Ei" tai "En varma":

  • Saavatko palveluntarjoajat, kumppanit, tytäryhtiöt tai muut organisaatiot henkilötietoja?
  • Voiko mainontaan, mittaukseen tai muihin järjestelyihin liittyä henkilötietojen myyntiä tai jakamista?
  • Voiko tietoja käsitellä tai käyttää sen maan ulkopuolella, jossa henkilö sijaitsee?
  • Oletko määrittänyt säilytysajan tai toimivan poistosäännön kullekin tietoryhmälle?
  • Pisteyttääkö, luokitteleeko tai profiloiko sivusto ihmisiä taikka tekeekö se heitä koskevia päätöksiä automaattisesti?

Lopuksi arvioidaan organisaation sisäisen dokumentaation valmiusastetta valinnoilla "Dokumentoitu", "Osittain dokumentoitu" tai "Aloittamatta" seuraavissa kohdissa:

  • Ovatko organisaation tunnistetiedot ja tietosuojayhteystiedot valmiita julkaistaviksi?
  • Voidaanko kukin tietoryhmä yhdistää sen lähteeseen, tarkoitukseen, vastaanottajiin ja säilytyssääntöön?
  • Onko käytössä dokumentoitu pyyntöpolku, henkilöllisyyden tarkistus ja vastausprosessi?
  • Näytetäänkö tietosuojatiedot jokaisessa keräyspisteessä tai ennen sitä?
  • Onko käytössä vastuuhenkilö, viimeisin tarkistuspäivä ja menetelmä olennaisista muutoksista ilmoittamiseen?

Tietojen kartoitus ja avoimuusstandardit

Tietosuojaselosteen perustana on kattava tietokartta. Jokainen sivuston keräämä tietoryhmä on voitava yhdistää sen alkuperäiseen lähteeseen, käsittelyn tarkoitukseen, vastaanottajiin sekä säilytysaikaan. Jos näitä yhteyksiä ei ole dokumentoitu, selosteen luonnostelua ei suositella aloitettavaksi ennen kuin tietovirrat on selvitetty.

Avoimuusstandardit edellyttävät, että rekisteröidylle tarjotaan tietoa henkilötietojen käsittelystä viimeistään silloin, kun tietoja kerätään. Tämä tarkoittaa, että pelkkä sivuston alatunnisteessa oleva linkki ei aina riitä, vaan tietosuojatiedot tai viittaukset niihin on tuotava esille jokaisessa keräyspisteessä, kuten rekisteröitymislomakkeissa, uutiskirjeen tilauskentissä ja verkkokaupan kassalla.

Alueelliset vaatimukset ja erityistilanteet

Tietosuojalainsäädäntö asettaa erilaisia velvoitteita riippuen siitä, missä käyttäjät sijaitsevat ja minkä tyyppisiä tietoja käsitellään.

  • EU ja Iso-Britannia: Jos sivustolla on käyttäjiä näillä alueilla, selosteessa on vahvistettava rekisterinpitäjän henkilöllisyys, yhteystiedot, käsittelyn oikeusperusteet, tarkat säilytysajat, tietojen vastaanottajat, mahdolliset tiedonsiirrot kolmansiin maihin, rekisteröidyn oikeudet, valitusoikeus valvontaviranomaiselle sekä automaattisen päätöksenteon olemassaolo.
  • Kalifornia: Kalifornian kuluttajansuojalait edellyttävät keräyshetken ilmoituksia, yksityiskohtaisia tietoja tietoryhmistä, lähteistä ja käyttötarkoituksista sekä nimenomaisia ilmoituksia tietojen myynnistä tai jakamisesta ja mahdollisuutta kieltäytyä niistä.
  • Lapset ja nuoret: Alaikäisten tietojen käsittely vaatii erityisiä suojatoimia, kuten huoltajien suostumusten varmistamista, tarkkaa seurannan rajoittamista ja helppokäyttöisiä poistokanavia.
  • Arkaluonteiset tiedot: Terveystiedot, biometriset tiedot ja muut erityiset tietoryhmät vaativat erillisen tarkastelun jokaisen ryhmän osalta, sillä niihin sovelletaan tiukempia suostumus- ja käyttörajoituksia.

Kolmannet osapuolet, siirrot ja elinkaari

Tietojen luovuttaminen ulkopuolisille kumppaneille, kuten analytiikka-, maksu- tai markkinointipalveluille, on eriteltävä selosteessa. On tärkeää erottaa toisistaan tavanomaiset palveluntarjoajat, jotka käsittelevät tietoja vain rekisterinpitäjän lukuun, sekä tilanteet, joissa tietoja myydään tai jaetaan eteenpäin esimerkiksi sivustojen välistä mainontaa varten.

Tietojen elinkaaren hallinta edellyttää, että jokaiselle tietoryhmälle on määritetty selkeä säilytysaika tai poistosääntö. Yleiset lausekkeet, kuten "säilytetään niin kauan kuin on tarpeen", eivät täytä vaatimuksia, ellei niiden ohella ole dokumentoitu tarkkoja kriteereitä säilytyksen keston määrittämiseksi. Lisäksi on kartoitettava, käsitelläänkö tai käytetäänkö tietoja maantieteellisten rajojen ulkopuolella, mikä vaatii asianmukaisten suojatoimien ja siirtomekanismien varmistamista.

Työkalun toimintalogiikka ja virhetilanteet

Kun käyttäjä klikkaa "Luo tarkistuslomake" (build), työkalu analysoi syötetyt vastaukset ja muodostaa "Tarkistuslomake"-osioon (resultsLabel) yhteenvedon.

Tilarivin viestit ja yhteenveto

Työkalun tilarivillä näytetään tilanteen mukaan jokin seuraavista viesteistä:

  • "Valmis. Vastaa siihen mihin pystyt; tyhjiksi jäävistä vastauksista tulee puuttuvia kohtia." (statusReady)
  • "‹missing› puuttuu · ‹review› vahvistettavana · ‹conflicts› ristiriitaa." (statusBuilt)
  • "Esimerkki ladattu. Sen keskeneräiset kohdat näkyvät tarkistuslomakkeella." (statusSample)
  • "Kysely nollattu." (statusReset)

Yhteenveto-otsikko (summary) kokoaa tilanteen muodossa: "‹missing› puuttuu · ‹review› vahvistettavaa · ‹conflicts› ristiriitaa · ‹confirmed› tallennettua vastausta". Raportin otsikkona toimii "Sivuston ‹site› tietosuojakatselmus" (reportFor), jossa hyödynnetään annettua nimeä.

Ristiriitojen ratkaiseminen

Työkalu tunnistaa loogisia ristiriitoja annettujen vastausten välillä ja näyttää ne osiossa "Ratkaise ristiriitaiset vastaukset" (conflictTitle):

  • Mainonnan ja luovutusten ristiriita: Jos käyttäjä vastaa "Kyllä" mainontaa tai jakamista koskevaan kysymykseen, mutta "Ei" kolmansien osapuolten tiedonsaantia koskevaan kysymykseen, näytetään ilmoitus: "Mainonta tai jakaminen on merkitty Kyseeksi, kun taas kolmansien osapuolten vastaanotto on merkitty Ei." (conflict.adsWithoutThirdParties.label).
  • Käsittelyn ja tyhjän valinnan ristiriita: Jos käyttäjä valitsee "mitään ei tunnistettu" -vaihtoehdon (kuten tietoryhmien, lähteiden tai tarkoitusten puuttumisen) samanaikaisesti aktiivisten käsittelyvalintojen kanssa, näytetään ilmoitus: "Vastaus ”mitään ei tunnistettu” on ristiriidassa muiden käsittelyä koskevien vastausten kanssa" (conflict.noneWithProcessing.label).

Puutteiden täyttäminen

Vastaamatta jääneet tai epävarmat kohdat listataan osiossa "Täytä nämä puutteet tiedoissa" (missingTitle) muodossa "Täydennä: ‹question›" (missingTemplate). Jokaisen puutteen kohdalla näytetään jokin seuraavista kuvauksista:

  • "Vastausta ei valittu." (missingUnanswered)
  • "Merkitsit tämän epävarmaksi; tarkista todellinen käytäntö." (missingUnsure)
  • "Merkitsit tämän osittain dokumentoiduksi; viimeistele tiedot ennen luonnostelua." (missingPartial)
  • "Merkitsit tämän aloittamattomaksi." (missingNotStarted)

Vahvistukset ennen julkaisua

Osiossa "Vahvista ennen julkaisua" (reviewTitle) työkalu luo toimintaohjeita annettujen vastausten perusteella. Näitä ovat muun muassa:

  • "Tarkistuta lopullinen tietosuojaseloste ja siihen liittyvät toiminnot asiantuntijalla" (review.professional.label)
  • "Aloita tietosuojaselosteen luonnostelu tietovirtojen kartoituksen valmistuttua" (review.startPolicy.label)
  • "Vertaile nykyistä tietosuojaselostetta nykyisiin käytäntöihin" (review.comparePolicy.label)
  • "Tarkista EU:n ja Ison-Britannian avoimuustiedot" (review.euUk.label)
  • "Tarkista Kalifornian vaatimusten mukaiset ilmoitukset ja valinnat" (review.california.label)
  • "Tarkista lapsiin ja nuoriin liittyvät suojatoimet" (review.children.label)
  • "Tarkista jokainen arkaluonteisten tietojen ryhmä erikseen" (review.sensitive.label)
  • "Nimeä vastaanottajat ja kerro, mitä kukin tekee" (review.thirdParties.label)
  • "Pidä mainontaan, myyntiin ja tietojen jakamiseen liittyvät tiedot erillään" (review.adsSharing.label)
  • "Kartoita käsittelypaikat ja siirtotiedot" (review.transfers.label)
  • "Kuvaa automaattiset päätökset ja profilointi" (review.automated.label)
  • "Kirjaa epäsuorat lähteet ja se, milloin ihmisille tiedotetaan" (review.indirectSources.label)
  • "Tee inventaario evästeistä ja vastaavista tekniikoista" (review.tracking.label)

Kaikki käyttäjän onnistuneesti täyttämät valinnat listataan osiossa "Tallentamasi vastaukset" (confirmedTitle) merkinnällä "Vastattu" (reviewedLabel).

Sähköpostin toimitettavuuden tarkistuslistaTarkista lähetysverkkotunnus, tunnistautuminen ja lähetyskäytännöt sekä katso puuttuvat kohdat ja varmennusvaiheet.