Strukturering af fakturaens parter og stamdata
En korrekt opbygget fakturakladde kræver præcise oplysninger om de involverede parter samt dokumentets unikke identifikatorer. I værktøjets arbejdsområde under sektionen Parter indtastes de grundlæggende stamdata for transaktionen:
- Fra: Her angives afsenderens virksomhedsnavn, adresse og kontaktoplysninger. Hvis feltet efterlades tomt, viser forhåndsvisningen teksten "Dine virksomhedsoplysninger".
- Faktureres til: Her indtastes kundens navn og faktureringsoplysninger. Hvis feltet efterlades tomt, viser forhåndsvisningen teksten "Dine kundeoplysninger".
Under sektionen Faktura angives de administrative identifikatorer, som er nødvendige for at kunne spore og bogføre dokumentet:
- Fakturanummer: Det unikke referencenummer, der vises på kladden.
- Udstedelsesdato: Den dato, hvor fakturaen oprettes og udstedes.
- Forfaldsdato: En valgfri betalingsfrist for kunden.
Disse felter danner grundlaget for dokumentets struktur og sikrer, at både afsender og modtager er entydigt identificeret på den færdige udskrift.
Specifikation af linjer og beløbsgrænser
Under sektionen Linjer kan der tilføjes op til 20 specifikke linjer med ydelser eller produkter. Hver enkelt linje kræver indtastning af tre specifikke værdier for at kunne indgå i beregningen:
- Beskrivelse: En tekstuel forklaring af den leverede vare eller ydelse.
- Mængde: Antallet af enheder. Mængden skal være større end 0 og må højst have 6 decimaler.
- Enhedspris: Prisen pr. enhed. Dette skal være en gyldig enhedspris, der ikke er negativ, og antallet af decimaler må ikke overstige det, som den valgte valuta understøtter.
Hvis en linje er ufuldstændig, viser værktøjet fejlen "Udfyld beskrivelse, mængde og enhedspris for denne linje.". Hvis mængden ikke overholder kravene, vises fejlen "Mængden skal være større end 0 og må højst have 6 decimaler.". Hvis enhedsprisen er negativ eller ugyldig, vises fejlen "Indtast en gyldig enhedspris, der ikke er negativ.". Hvis enhedsprisen har for mange decimaler i forhold til den valgte valuta, udløses fejlen "Enhedsprisen har flere decimaler, end denne valuta understøtter.". Hvis det samlede beløb for en linje bliver for stort, vil systemet afvise det med fejlen "Beløbet på den linje er for stort til denne kladde.".
Værktøjet tillader maksimalt 20 linjer. Forsøger man at tilføje flere, vises fejlmeddelelsen "Denne kladde har allerede det maksimale antal på 20 linjer.".
Valuta, moms og beregningsregler
I sektionen Moms og betingelser kan brugeren tilpasse de økonomiske rammer for fakturaen:
- Valuta: Angiver og formaterer valutasymbolet på kladden. Valget af valuta udfører ingen valutaomregning eller opslag af vekselkurser; det ændrer udelukkende formateringen af de indtastede tal.
- Momsetiket: Gør det muligt at vælge den korrekte betegnelse for afgiften. Valgmulighederne inkluderer "Moms", "GST", "Omsætningsafgift" eller den generiske betegnelse "Afgift".
- Momssats: En procentsats fra 0% til 100%, der lægges på subtotalen. Hvis der indtastes en værdi uden for dette interval, vises fejlen "Indtast en momssats fra 0% til 100%.".
- Betalingsbetingelser: Et valgfrit tekstfelt til betalingsinstruktioner, bankoplysninger eller andre vilkår. Hvis feltet er tomt, vises teksten "Ingen betalingsbetingelser angivet" i forhåndsvisningen.
Beregningsmetode
Beregningen af fakturaens totaler følger en fastlagt matematisk rækkefølge for at sikre konsistens:
Linjetotal = Mængde × Enhedspris
Hver enkelt linjetotal afrundes til den valgte valutas standardiserede antal decimaler.
Subtotal = Σ Afrundede linjetotaler
Moms = Subtotal × (Momssats / 100)
Momsbeløbet afrundes ligeledes til valutaens decimaler. Den endelige sum beregnes derefter som:
At betale i alt = Subtotal + Afrundet moms
Validering, statusmeddelelser og udskrift
Værktøjet overvåger løbende de indtastede data og viser statusmeddelelser i bunden af arbejdsområdet for at guide brugeren:
- Hvis der mangler oplysninger om afsender eller kunde, vises meddelelsen "Indtast både afsender og kunde.".
- Hvis fakturanummer eller udstedelsesdato mangler, vises meddelelsen "Indtast et fakturanummer og en udstedelsesdato.".
- Hvis der ikke er tilføjet nogen linjer, vises meddelelsen "Tilføj mindst én linje med en beskrivelse, mængde og enhedspris.".
- Når de nødvendige minimumsoplysninger mangler, viser statuslinjen teksten "Tilføj begge parter og mindst én linje for at gøre kladden klar.".
- Når alle påkrævede felter er udfyldt korrekt, skifter statusmeddelelsen til "Kladde klar til udskrift.".
Når kladden er klar, kan brugeren skifte fra fanen Rediger til fanen Forhåndsvisning for at se det færdige dokument under overskriften Vis udskrift. Dokumentet bærer titlen FAKTURA og er forsynet med et Kladde-mærke. Ved at klikke på knappen Udskriv / Gem som PDF kan dokumentet udskrives fysisk eller gemmes som en PDF-fil via browserens indbyggede udskrivningsfunktion. Hvis man ønsker at starte forfra, kan man klikke på Ryd, hvorefter statusmeddelelsen "Faktura ryddet." vises.
Databeskyttelse og lokal behandling
Dette værktøj er bygget med fokus på dataminimering og lokal databehandling. Alle indtastede oplysninger, herunder personfølsomme kundedata, adresser, priser og betalingsbetingelser, forbliver lokalt i brugerens egen browserfane. Der sker ingen upload af data til eksterne servere eller til tjenesteudbyderen BroBroGo. Da behandlingen udelukkende sker lokalt i browseren, gemmes eller sikkerhedskopieres dataene ikke eksternt, og lukkes fanen, nulstilles arbejdsområdet.
Forskel på fakturakladder og automatiseret skatteoverholdelse
Det er vigtigt at skelne mellem et manuelt værktøj til fakturakladder og et automatiseret økonomisystem. Dette værktøj fungerer udelukkende som en digital skabelon, der letter formateringen og beregningen af de indtastede tal.
Værktøjet sikrer ikke automatisk skattemæssig overholdelse (compliance). Det foretager ikke automatisk identifikation af skattejurisdiktioner, validerer ikke momsnumre (såsom CVR- eller SE-numre) og kontrollerer ikke, om fakturaen opfylder de specifikke lovkrav til fakturering i modtagerens eller afsenderens land. Brugeren bærer selv det fulde ansvar for at verificere, at alle lovpligtige oplysninger er til stede, og at den anvendte momssats er korrekt i forhold til gældende lokal lovgivning, før dokumentet udstedes eller indberettes til skattemyndighederne.
Ofte stillede spørgsmål
Er dette en gyldig momsfaktura eller klar til indberetning?
Ikke automatisk. Det er en printbar kladde, og den vælger ikke en momssats, fastlægger ikke jurisdiktion, validerer ikke momsnumre og kontrollerer ikke lokale fakturaregler. Bekræft alle påkrævede felter, satser og bogføringsregler, før du udsteder eller indberetter den.
Hvordan beregnes linjetotaler og moms?
Hver linje beregnes som mængde multipliceret med enhedspris og afrundes til den valgte valutas decimaler. Subtotalen er summen af de viste linjer; moms er subtotalen multipliceret med den sats, du indtaster, og totalen er subtotalen plus moms.
Omregnes mine priser, hvis jeg skifter valuta?
Nej. Valget af valuta angiver og formaterer kun kladden; det slår aldrig en valutakurs op og ændrer ikke de tal, du har indtastet. Omregn priserne separat, før du skifter valuta, hvis du har brug for en reel veksling.